Сделай бизнес успешным без бумаги

Сегодня Украина переживает подъем в сфере IT-индустрии. Все больше ангельских инвестиций собирают украинские стартапы, которые, впрочем, больше ориентированы на западного клиента. Однако в Украине не просто с интересом наблюдают за развитием информационных технологий, но и рассматривают наиболее выгодное применение новых разработок на деле. Такой хваткой всегда отличался бизнес. Тренд, который растет с каждым годом – это активное проникновение систем электронного документооборота (далее — е-документооборот) во все отрасли. Это закономерное явление, т.к. любой бизнес стремится к ускоренному закрытию сделок, управлению финансовыми потоками, оптимизации затрат и т.д. Системы е-документооборота нашли свою поддержку также и в государственном секторе.

В любом офисе 100% документов создаются в электронном виде, но более 80% из них распечатываются для согласования и запуска в работу. Это подход, который увеличивает расходы компании и забирает время сотрудников. Например, среднее суммарное рабочее время, которое сотрудники тратят на обработку бумажной версии документов в месяц составляет от 30% до 60% рабочего дня. А если добавить к этому еще и ошибки, которые все мы допускаем при работе с документами и возможные финансовые риски, то картина вырисовывается весьма печальная.

Выход – это отказ от бумажных носителей и переход на электронную альтернативу.

Давайте рассмотрим возможности е-документооборота на основе 10-ти летней экспертизы EDI-провайдера E-COM.

Когда мы говорим про е-документооборот, то все вкладывают в это слово свое понятие. Кто-то считает, что это внутренний документооборот, кто-то, что это электронная отчетность, CRM система и т.п.

Важный момент, заключается в том, что е-документооборот должен быть стандартизирован для всех участников рынка. Еще лучше, если эти стандарты регулируют международная организация. В своей работе мы используем международные EDI (Electronic Data Interchange – электронный обмен данными) стандарты электронных сообщений между участниками. На практике это дает единый формат и значение данных указанных в е-документе для всех контрагентов.

Например, в ритейле, где у нас более 5000 клиентов, при взаимодействии торговой сети и поставщика продукции идет целая цепочка EDI-сообщений. Таких как: ORDERS (заказ продукции), ORDRSP (подтверждение заказ), DESADV (уведомление об отгрузке, RECADV (уведомление о приеме) и др. Это документы, которыми обмениваются контрагенты при поставке и приеме продукции. Вслед за ними идут сопроводительные документы, которые закрывают сделку по бухгалтерскому учету.

Другими словами, E-COM предоставляет платформу, на которой все участники обмениваются электронными юридически значимыми документами, т.к. на е-документы накладывается электронная цифровая подпись (ЭЦП).

На базе этой платформы разработано множество е-сервисов для бизнеса. Начиная от электронной отчетности, регистрации налоговых накладных и корректировок к ним в сервисе E-DOC, до электронного факторинга. Сервиса, который позволяет упростить весь процесс факторингового финансирования, основываясь на электронном обмене документами.

Что это дает для конечных участников обмена:

— планирование денежных потоков компании

— ускоренное закрытие сделок (скорость отправки е-документа от 10 сек.)

— уменьшение ошибок при ручной обработке данных

— оптимизация трудозатрат, уменьшение финансовых потерь

— быстрый старт сотрудничества (за 1 мин вы получаете е-договор подписанный ЭЦП с двух сторон) и многое др.

Лучшее подтверждения выгод внедрения е-документооборота в бизнесе – это результаты клиентов.

«В 2013 г. мы совместно с EDI-провайдером E-COM приступили к разработке проекта обмена юридически значимыми документами (в том числе первичным бухгалтерскими документами). На сегодняшний день по этой схеме мы работаем более чем с половиной наших поставщиков.

Наша цель — добиться перевода всех наших контрагентов на модель работы, исключающую бумажный документооборот. Ведь наш опыт подтверждает, что перевод документов в электронный формат уменьшает ошибки при сверке взаиморасчетов на 80-90%, значительно упрощает и оптимизирует процедуру приема товаров, позволяет существенно экономить транспортные расходы наших поставщиков. Также благодаря переводу налоговой и расходной накладных в электронный формат, мы добились значительной оптимизации трудозатрат нашей бухгалтерии» — отметил заместитель генерального Директора по вопросам информационных технологий ООО «Фудмережа», Николай Рясько.

Этот пример наглядно демонстрирует выгоды и преимущества перехода на электронный обмен документами, в том числе юридического значения. И сегодня успех многих бизнес-начинаний напрямую зависит от того, кто будет стратегически смотреть в будущее и использовать инновационные технологии в своих целях.

Присоединяйтесь к успешному бизнесу без использования бумаги вместе с E-COM, надежным партнером в мире е-документооборота.

Сделай бизнес успешным без бумаги

Пресс-релізи